電子メールの誤送信について

【電子メールの誤送信による個人情報を取得するためのURLの流出について】

　この度、税務課の確定申告予約受付作業中に、メールアドレスの入力ミスにより個人情報の一覧を取得するためのURLが記載されたメールを誤送信する事案が発生しました。
　関係者の皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけすることになり深くお詫び申し上げます。

1　事案発覚日
　　令和7年2月13日（木曜日）

2　概要
　2月13日に職員が確定申告予約者の一覧を取得するため、データをダウンロードできるURLが記載されたメールを送信したところ、本来の送付先にメールが届いていないことから、確認の結果、送信先アドレスの入力ミスに気が付き発覚しました。

3　誤送信したURLについて
・URLに接続して取得できる情報
　2月17日（月曜日）確定申告予約者33名の氏名、住所、生年月日、連絡先電話番号
　※ただし、URLに接続するためにログインＩＤ・パスワードの入力が必要

4　発生後の対応
・誤送信の後、同日中にURLから個人情報をダウンロード出来ないよう設定しています。
・調査の結果、市役所以外からURLにアクセス、ダウンロードされた跡がなかったことを含め、確定申告予約者33名に対し2月14日（金曜日）に電話で経緯を説明するとともに、2月17日確定申告のため来庁した際に再度説明、お詫びをしたところです。
なお、現時点においてトラブルは発生していないと聞き取りしております。

5　今後の再発防止について
　個人情報を含む重要なメールを送信する際の作業工程を見直し、チェック体制の強化を図ったところであり、再発防止に努めてまいります。