(設置)

第1条　農業委員会(以下「委員会」という。)の事務を処理するため農業委員会事務局(以下「事務局」という。)を設ける。

(組織)

第2条　事務局に次の係を置く。

(職員)

第3条　事務局に事務局長(以下「局長」という。)を、係に係長及びその他の職員を置き、委員会がこれを任免する。

(職務)

第4条　局長は、会長の命を受けて委員会の事務を統轄し、所属職員を指揮監督する。

(事務分掌)

第5条　事務局の事務分掌は、次のとおりとする。

(事務分掌の特例)

第6条　局長は、事務の都合上必要があるときは、前条の規定にかかわらず臨時の事務の分掌又は処理をさせることができる。

(決裁)

第7条　事務局の事務は、決裁後でなければ施行できない。

(専決)

第8条　局長の専決事項については、紋別市事務専決規程(昭和36年訓令第4号)別表第1を準用する。この場合において、「課長」とあるのは、「事務局長」に読み替えるものとする。

(文書の番号)

第9条　文書の番号は、4月1日から翌年の3月31日までの一連番号によるものとする。この場合、同一事件に係る文書については、その事件の完結するまで同一の番号を用いることができる。

(文書主任)

第10条　委員会に文書主任及び副主任を置く。

(到着文書)

第11条　到着した文書は、庶務係において文書処理簿に記載のうえ、紋別市農業委員会受付日付印を押し、供覧しなければならない。ただし、軽易なものについては、文書処理簿への記載を省略することができる。

(起案)

第12条　起案を要する文書については、担当者は直ちに着手し、必要に応じ他係の合議を経て上司の決裁を受けなければならない。

(発送文書)

第13条　発送を要する文書で決裁済のものは、主務係において浄書校合し、文書処理簿に記載のうえ必要な処理をするものとする。

第14条　発送文書は会名又は会長名をもって行う。ただし、軽易なものは局長名をもってすることができる。

(文書の編さん)

第15条　完結文書は暦年(会計に関する文書は会計年度)ごとに完結の順序により、各係において保存年限ごとに編さんし、索引及び表紙を付さなければならない。ただし、軽易なものについては省略することができる。

第16条　完結文書は、次の4種に区分して保存しなければならない。

(廃棄)

第17条　保存期間の満了した文書は、庶務係において他の係に合議の上、局長の決裁を経て廃棄しなければならない。

第18条　職員の服務については、紋別市職員の勤務条件に関する条例(昭和31年条例第8号)の定めるところによる。

第19条　委員会及び会長の公印は、次のように定める。

第20条　局長の公印は、次のように定める。

第21条　公印は、庶務係長が保管する。

(公印の使用)

第22条　公印の押印を必要とするときは、押印を必要とする文書に当該文書に係る決裁文書を添え、保管者の承認を得た後でなければ使用することができない。

(公印の新調及び改刻等)

第23条　公印の保管者は、公印を新調し、改刻又は廃止しようとするときは会長の承認を受けなければならない。

第24条　公印の保管者は、公印の盗難、紛失、偽造等の事故があったときは、ただちにその旨を会長に届け出なければならない。

(補則)

第25条　この規程に定めるもののほか、委員会の事務の取扱、文書の処理、職員の服務については、紋別市の事務の取扱、文書の処理、職員の服務に関する規程の定めるところによる。