○紋別市文書編さん保存規程
平成7年2月27日
訓令第3号
紋別市文書編さん保存規程(昭和36年訓令第3号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 文書の編さん保存については、別に定めのあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書の意義)
第2条 この規程において「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。
(文書の保存期間)
第3条 文書の保存期間は、別表のとおりとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間保存が必要な文書については、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
(令4訓令9・一部改正)
(保存期間の起算日)
第4条 保存期間の起算日は、次の各号に定める日とする。
(1) 暦年により処理する文書 当該文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 年度により処理する文書 当該文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日。ただし、出納整理期間中に完結した前年度会計に係る文書については、完結した年度の4月1日
(完結文書の編さん等)
第5条 完結文書の編さん又は編集は、次の各号に定めるところにより主務課において行わなければならない。
(1) 文書の種類ごとに区分し編さんするか、又はフォルダーにて編集整理する。この場合の整理単位は年度による。ただし、年度によることが適当でない文書は、暦年により編さん又は編集することができる。
(2) 数種類にわたる文書は、その主たる種目に編さん又は編集する。
(令4訓令9・一部改正)
(令4訓令9・一部改正)
(保存文書の収納)
第7条 完結文書は、庶務課長の指定する場所に収納しなければならない。ただし、保存期間の起算日から1年を経過していない文書については、主務課の事務室内に保管することができる。
(文書の廃棄等)
第8条 保存文書の保存期間が満了したものは、主務課において部長の決裁を経て廃棄しなければならない。
3 主務課長は、保存文書の保存期間を延長又は短縮する必要があると認めるときは、文書保存期間延長・短縮書(別記様式第5号)を作成し、庶務課に提出しなければならない。
4 廃棄すべき文書のうち、機密のもの又は悪用されるおそれのあるものは、裁断、溶解等の適切な処置を講じなければならない。
(令4訓令9・追加)
(書庫の管理)
第9条 書庫は、庶務課において管理する。
2 庶務課長は、文書の損傷防止のため常に保存文書の品質の保持に努めなければならない。
3 書庫内では、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。
4 書庫は常に清潔整頓し、文書の保存及び配列等に注意しなければならない。
5 書庫内の保存文書を借受け、又は閲覧しようとする者は、庶務課長の許可を受けなければならない。
(令4訓令9・旧第8条繰下)
(委任規定)
第10条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
(令4訓令9・旧第9条繰下)
附則
1 この規程は、平成7年4月1日から施行する。
2 改正前の紋別市文書編さん保存規程に基づいて編集された文書の保存期間については、改正後の紋別市文書編さん保存規程第3条の規定を適用する。
附則(平成10年訓令第22号)
この訓令は、平成11年1月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第9号)
(施行期日等)
1 この訓令は、令和4年9月1日から施行する。
2 改正後の紋別市文書編さん保存規程第5条及び第6条の規定は、この条例の施行の日の属する年又は年度の完結文書から適用する。
(経過措置)
3 この訓令による改正前の紋別市文書編さん保存規程(以下「旧訓令」という。)別表の規定により保存年限が永年と定められた文書については、この訓令による改正後の紋別市文書編さん保存規程別表の規定により保存年限が20年と定められた文書とみなし、この訓令による旧訓令別表の規定により保存年限が3年と定められた文書については、なお従前の例による。
別表(第3条関係)
(令4訓令9・全改)
保存期間 | 20年 | 10年 | 5年 | 1年 |
該当する文書 | (1) 条例、規則の原議文書 (2) 訓令、告示その他例規の原議文書 (3) 市史編集上の文書 (4) 議会の議決書、会議録その他議会に関する特に重要な文書 (5) 市の区域及び境界変更に関する文書 (6) 特に重要な事業計画及びその実施に関する文書 (7) 不服申立て及び訴訟に関する文書 (8) 特に重要な統計書 (9) 特に重要な契約及び権利義務に関する文書 (10) 職員の任免及び賞罰に関する文書(軽易なものを除く。) (11) 特に重要な財産の取得又は処分に関する文書 (12) 特に重要な予算、決算及び市債に関する文書 (13) 特別職の事務引継に関する文書 (14) 重要な叙位、叙勲、褒章及び表彰等に関する文書 (15) 特に重要な工事に関する設計書等関係書類 (16) 重要な団体等の設置廃止に関する文書 (17) その他20年保存の必要があると認められる文書 | (1) 議会に関する重要な文書 (2) 所轄行政庁の令達、通達その他の重要な文書 (3) 重要な事業計画及びその実施に関する文書 (4) 重要な統計書 (5) 重要な契約及び権利義務に関する文書 (6) 重要な財産の取得又は処分に関する文書 (7) 重要な予算、決算及び市債に関する文書 (8) 叙位、叙勲、褒章及び表彰等に関する文書 (9) 重要な工事に関する設計書等関係書類 (10) 金銭出納に関する証拠書類 (11) 重要な市税等各種公課に関する文書 (12) 重要な陳情及び要望等に関する文書 (13) その他10年保存の必要があると認められる文書 | (1) 行政事務執行に関する一般文書 (2) 市税等各種公課に関する文書 (3) 予算経理に関する文書 (4) 決算審査に関する文書 (5) 照会、回答その他の往復文書 (6) 申請、届出及び進達等の文書 (7) 軽易な任免及び賞罰に関する文書 (8) 給与の支払に関する文書 (9) その他5年保存の必要があると認められる文書 | (1) 軽易な照会、回答その他の往復文書 (2) 軽易な日誌、調査、報告及び通知等の文書 (3) 収受発送に関する文書 (4) その他1年保存の必要があると認められる文書 |
(令4訓令9・旧別記第1号様式・一部改正)
(令4訓令9・旧別記第2号様式・一部改正)
(令4訓令9・全改)
(令4訓令9・全改)
(令4訓令9・追加)
