(趣旨)

第1条　紋別市の事務取扱いは、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(部、課及び長の定義)

第2条　この訓令において部及び課とは、紋別市事務分掌条例施行規則(平成10年規則第14号)第1条による室、部及び課とし、長とは室、部及び課の長をいう。

(事務処理の順序)

第3条　事務の処理は、主務の係長、課長、部長及び副市長を経て、市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者が所掌する会計事務は、この限りでない。

(文書の総括)

第3条の2　庶務課長は、本市における文書事務を総括する。

(課長等の責務)

第3条の3　課長(課に相当する組織の長を含む。以下同じ。)は、文書事務を総括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(文書主任及び文書副主任)

第3条の4　各課に文書主任(以下「主任」という。)を置き、課の庶務を担当する係長をもってこれに充てる。

(専決)

第4条　副市長、部長及び課長は、別に定めるところにより、市長の権限に属する事務の一部を専決することができる。

(市長不在のときの代決)

第5条　市長不在のときは、副市長がその事務を代決する。

(部長及び課長専決事務につき部長及び課長不在のときの代決)

第6条　部長不在のときは、課長が各々その主管事務につき部長の事務を代決する。

(代決後の措置)

第7条　前2条の規定により代決した事項は、代決者がその文書に「後閲」の印を押さなければならない。ただし、代決者において軽易な事項であって、その必要がないと認めたものはこの限りでない。

(事務処理の方針)

第8条　事務は正しく、早く、親切にかつ効率的に処理しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第9条　到着した文書は、本庁にあっては庶務課が、出先機関にあっては庶務担当係が、それぞれ収受し、次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、郵便等によらずに到着した文書は、主務課において直接収受することができる。

(収受すべきでない文書)

第10条　到着文書で収受すべきでないものについては、庶務課長において返送その他の必要な措置を執らなければならない。

(料金未払等の郵便物等の収受)

第11条　料金未払又は料金不足の公務に関すると認められる郵便物等が到着したときは、庶務課長が認めるものに限り、必要な料金を支払って収受することができる。

(執務時間外の文書及び物品の取扱い)

第12条　執務時間外に到着した文書及び物品は、当直者が受領し、次の各号により取り扱わなければならない。

(配布文書の処理)

第13条　主務課長は、庶務課から到着文書の配布を受けたとき、又は文書を直接収受したときは、次の各号に定める処理をしなければならない。

(重要文書の処理)

第14条　重要又は異例に属する文書で、直ちに処理し難いもの又は上司の指揮をもって処理の要があると認めたものは、その要領を文書欄外に朱書し閲覧して供さなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第15条　口頭又は電話による照会、回答、報告等の事項で重要なものについては、起案書を用いて事前に発議し、及びその経過を供覧しなければならない。この場合、通話先、通話時刻等必要事項を付記するものとする。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、起案用紙(別記様式第3号)を用いて次の各号により起案しなければならない。ただし、軽易な事務については、複写起案用紙(別記様式第4号)を用いることができる。

(決裁文書の区分)

第17条　起案文書で専決を受けるものは、起案用紙決裁欄余白に「副市長専決」「部長専決」又は「課長専決」とその区分により朱記するか、又は不要な決裁欄に斜線を引かなければならない。

(特別な起案文書の表示)

第18条　次の各号に掲げる起案文書には、当該各号に定める表示を記載しなければならない。

(特殊な起案文書の取扱い)

第19条　次の各号に掲げる起案文書は、起案者自ら携行して決裁を受けなければならない。

(文書の合議)

第20条　文書で他の部又は課に関係のあるものは、決裁前にその部、課の長及び主務者に合議しなければならない。

(庶務課に合議する事項)

第21条　次に掲げる事項は、庶務課に合議しなければならない。

(文書の再回付)

第22条　起案文書の決裁に際し、その要旨を変更されたときは、施行前にこれを関係部課に回付しなければならない。廃案になったときも同じである。

(決裁年月日の記入)

第23条　決裁を受けた文書は、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。

(未決文書の収蔵)

第24条　未決文書は常に整理し、一括して一定の場所に収蔵して置かなければならない。

(令達の種別)

第25条　令達の種別は、次のとおりとする。

(令達の番号)

第26条　庶務課は、令達番号簿(別記様式第5号)を備え、令達の種類ごとにその番号、年月日及び件名を記載しなければならない。

(各課所管の令達)

第27条　次に掲げる令達は各課所管とする。

(文書の記号)

第28条　文書の記号は、別表第3に定めるとおりとし、機密に属するものは、その下に「秘」の字を加えるものとする。ただし、臨時の組織において用いる文書記号は、庶務課長が定めるものとする。

(発送文書の差出名及び番号)

第29条　令達、官公署その他一般に発信する文書には、全て市長名を用いなければならない。ただし、所属機関等を往復する文書で軽易なものは、その性質及び内容に応じた権限を有する者の名義を用いることができる。

(文書の浄書及び校合)

第30条　文書は、原則として主務係において浄書し、校合しなければならない。

(発送文書の回付)

第31条　発送文書及び物品は、次の各号の手続を経て急を要するものを除くほか、郵便等差出書(別記様式第7号)に内容を記載し、午後4時までに庶務課庶務係に回付しなければならない。

(発送の取扱い及び方法)

第32条　発送を要する文書物品は、庶務課庶務係において必ずその当日発送しなければならない。ただし、電報その他急を要するものは、回付を受けた都度、直ちに発送しなければならない。

(完結文書の編さん保存)

第33条　文書の編さん及び保存については、紋別市文書編さん保存規程(平成7年訓令第3号)の定めるところによる。

(処理が未完結の文書の整理)

第34条　処理が完結していない文書については、一定の場所に収納し、常に所在を明らかにしておかなければならない。