○紋別市議会事務局規程
昭和45年4月1日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 紋別市議会事務局(以下「事務局」という。)の事務は、この規程によって処理する。
(組織)
第2条 事務局に次の係を置く。ただし、必要のあるときは局次長(以下「次長」という。)を置くことができる。
(1) 庶務係
(2) 議事係
2 係に係長を置く。
(職務)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、事務局職員を指揮監督する。
2 次長は、上司の命を受け分掌事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
3 係長は上司の命を受け分掌事務を掌理する。
4 係は上司の命を受け事務に従事する。
(分掌事務)
第4条 各係の分掌事務は次のとおりとする。
庶務係
(1) 文書の収受、発送及び整備保存に関すること。
(2) 条例、規則等の制定改廃に関すること。
(3) 公印の保管に関すること。
(4) 予算、決算及び経理並びに物品の出納保管に関すること。
(5) 議員の身分及び議員報酬、費用弁償その他処遇に関すること。
(6) 職員の人事、給与、服務及び厚生に関すること。
(7) 議場その他議会関係各室の管理に関すること。
(8) 議長会、事務局長会及び職員研修会に関すること。
(9) 議員共済会に関すること。
(10) 交際及び接遇に関すること。
(11) 事務局日誌に関すること。
(12) 各係の連絡に関すること。
(13) 各種統計、資料、情報の収集整備に関すること。
(14) 議会図書の整備保管に関すること。
(15) 新聞記事に関すること。
(16) 一般調査に関すること。
(17) 他係の主管に属さないこと。
議事係
(1) 本会議、常任委員会、特別委員会及び公聴会に関すること。
(2) 議会運営委員会及び議員協議会に関すること。
(3) 議事日程及び諸般の報告に関すること。
(4) 議案、決議案及び意見書案等の取扱に関すること。
(5) 請願書及び陳情書の収受及び処理に関すること。
(6) 議決及び決定事項の通知及び報告に関すること。
(7) 会議録及びその他会議の記録調整に関すること。
(8) 議場の整備及び傍聴人に関すること。
(9) 発言通告に関すること。
(10) 議員の出欠に関すること。
(11) 議事説明員等の出席に関すること。
(12) 関係法令の研究調査に関すること。
(13) 議会資料に関すること。
(14) その他議会の議事に関すること。
(特定事務)
第5条 前各号に定める分掌のほか局長が必要と認める事務については、別にこれを分掌させることができる。
(決裁)
第6条 議会の事務処理は主務係長、次長、局長を経て議長の決裁を受けなければならない。
2 局長事故あるときは、次長がその事務を代行し、局長、次長共に事故あるときは主務係長がその事務を代行する。ただし、その場合は後閲に供さなければならない。
(専決事項)
第7条 局長及び次長の専決事項については、紋別市事務専決規程(昭和36年訓令第4号)別表第1を準用する。この場合において、「部長」とあるのは「局長」と、「課長」とあるのは「次長」と読み替えるものとする。
2 前項に定めるもののほか、次長は、次に掲げる事項について専決することができる。
(1) 議事堂各室の使用許可に関すること。
(2) 議会に関する諸証明及び閲覧の許否に関すること。
(到着文書の処理)
第8条 到着文書は庶務係において開被し、受付印を押印し、次長、局長の査閲を受けすみやかに主務係に交付しなければならない。
2 各係長において文書の配付を受けたときは即日これを処理しなければならない。
3 私信、親展文書は封緘のまま宛名人に交付しなければならない。
4 各係に関係ある文書は関係の多い係から他の係に回議し、かつ、情報資料等は供覧しなければならない。
(発送文書の処理)
第9条 発送文書は主務係において浄書し文書発送簿に登載し処理の経過を明らかにしなければならない。
2 市議会から発送する文書には紋議第 号の文字を冠用しなければならない。ただし、軽易なものは号外とすることができる。
(文書の番号)
第10条 文書の番号は、4月1日から翌年の3月31日までの一連番号によるものとする。ただし、事件の完結になるまで同一の番号を用いるものとする。
(文書の編さん)
第11条 完結文書は主務係において直ちに編さん整理しなければならない。
2 議会公文書の編さん種目及び保存年限は別表による。
(文書の閲覧)
第12条 文書は上司の許可なくしてこれを示し、又は謄写せしめてはならない。
第13条 削除
(職員の服務)
第14条 病気その他事故により欠勤する者は前日又は出勤時間までに局長に願出許可を受けなければならない。
2 執務時間中に病気若しくはやむを得ない事故により早退しようとする者又は公用、私用にかかわらず庁外に出る者はその事由を局長に届出許可を得なければならない。
(雑則)
第15条 この規程に定めるもののほか、事務処理並びに服務については紋別市役所の諸規定の例による。
附則
1 この規程は昭和45年4月1日から施行する。
2 紋別市議会事務局規程(昭和35年規程第1号)は廃止する。
附則(平成2年議会訓令第1号)
この規程は、平成2年4月16日から施行する。
附則(平成10年議会訓令第1号)
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成20年議会訓令第1号)
この訓令は、平成20年10月10日から施行する。
附則(平成22年議会訓令第1号)
この訓令は、平成22年11月1日から施行する。
別表
文書編さん種目及び保存年限
紋別市議会事務局規程第11条に定める編さん種目及び保存年限は次による。
第1 永年保存
(1) 議員就任、辞職、賞罰関係
(2) 職員人事、給与関係
(3) 議員履歴書
(4) 職員履歴書
(5) 議員共済会会員、掛金台帳
(6) 議決書
(7) 議決結果一覧表
(8) 会議録、委員会概要録
(9) 議会諸規定及び令達
(10) 図書台帳
(11) 事務引継書
第2 10年保存
(1) 復命書
(2) 議会、委員会関係
(3) 議会資料
(4) 請願、陳情処理簿
(5) 職員共済会関係
第3 5年保存
(1) 議員連絡所届
(2) 議員出欠簿
(3) 議員報酬、費用弁償支払書類
(4) 儀式、祝辞、弔辞
(5) 時間外勤務命令簿
(6) 庶務関係
(7) 議長会関係
(8) 議会交際費関係
(9) 調査関係
第4 1年保存
(1) 第1ないし第3に属しない書類