○紋別市学校文書取扱規程
平成11年4月22日
教委訓令第1号
注 令和4年4月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 紋別市立学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、別に定めのあるものを除くほか、この訓令に定めるところによる。
(令4教委訓令1・一部改正)
(文書取扱方針)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理の状況を明らかにしなければならない。
(令4教委訓令1・一部改正)
(文書管理者)
第3条 文書管理を円滑にするため文書管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2 前項の管理者は、校長とする。
(文書取扱者)
第4条 管理者の事務を補佐するため、管理者の指名する者をもって、文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置く。
2 前項における取扱者は、複数の者を充てる。
(文書担当者)
第5条 管理者は、校務分掌などにより、文書を処理する者(以下「担当者」という。)を置く。担当者は、管理者及び取扱者の指示のもと文書処理にあたる。
(管理者及び取扱者の処理する事項)
第6条 管理者及び取扱者は、次の事項を処理する。
(1) 担当者に対する調整に関すること。
(2) 文書の収受、配付及び発送手続きに関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 文書の保管及び保存に関すること。
(5) 文書の廃棄に関すること。
(6) 文書事務の改善に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要なこと。
(到達文書の処理)
第7条 取扱者は学校に到達した親展文書を除く文書を開封し、受付印を押して受付簿に記載するとともに、管理者の閲覧を受ける。ただし、軽易な内容の文書については、受付簿への記載を省略できる。
2 管理者は、受付簿の記載を確認し当該文書に押印のうえ、処理方法を指示するとともに、速やかに担当者に配付する。
(起案及び決定)
第8条 文書の起案については、担当者が関係職員と合議し、校長の決裁を受けて決定する。
(発送者名)
第9条 発送文書には、原則として校長名を用いる。
(分類、整理、保管)
第10条 文書は、必要に応じ迅速に取り出せるよう分類、整理し、保管する。
2 文書は別表に定める学校文書分類表(以下「分類表」という。)に基づき整理保管する。
3 文書は種類ごとに区分し編さんするか、又はフォルダーに編集整理する。この場合の整理単位は年度による。ただし、年度によることが適当でない文書は、暦年により編さん又は編集することができる。
4 編さんの簿冊の厚さは6センチメートルを標準とし、フォルダーにて編さんする文書はその文書量に応じたサイズのファイルボックスに収納する。この場合、1冊又は1箱に編さん又は編集できない場合は分冊し、1冊又は1箱ごとに全冊数及び順番号を記さなければならない。
(令4教委訓令1・一部改正、令4教委訓令3・旧第11条繰上)
(完結日)
第11条 文書が完結する日(以下「完結日」という。)は、次のとおりとする。
(1) 一般文書については、報告及び回答を提出するなど、一連の事務処理が終了した日又は必要な措置を講じた日
(2) 帳簿類については、当該帳簿類の閉鎖の日
(3) 出納に関する文書については、終了した日
(令4教委訓令3・旧第12条繰上)
(令4教委訓令1・一部改正、令4教委訓令3・旧第13条繰上)
(保存期間)
第13条 完結した文書は、分類表に定めた期間保存する。
(1) 法令等の規定又は時効等の関係で、一定期間保存することが必要な文書は当該期間とする。
(2) 保存期間の定めのない文書にあっては、管理者が特に必要と指定した期間とする。
(3) 同一の案件について作成され、又は処理された一連の文書であって、同一の保存期間とすることが適当であると管理者が認めるものについては、当該文書の中で最も長期な期間とする。
(令4教委訓令1・一部改正、令4教委訓令3・旧第14条繰上)
(保存期間の起算日)
第14条 保存期間の起算日は、次の各号に定める日とする。
(1) 暦年により処理する文書 該当文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 年度により処理する文書 当該文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日。ただし、出納整理期間中に完結した前年度会計に係る文書については、完結した年度の4月1日
(令4教委訓令1・一部改正、令4教委訓令3・旧第15条繰上)
(文書の廃棄)
第15条 保存文書で保存期間の満了したものは、学校において管理者の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 廃棄すべき文書のうち機密のもの、又は他に悪用されるおそれのあるものは、裁断等の適切な処理を講じなければならない。
(令4教委訓令3・旧第16条繰上)
附則
この要領は、公布の日から施行する。
附則(平成14年教委訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成14年4月1日から適用する。
附則(平成18年教委訓令第1号)
この訓令は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成19年教委訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年教委訓令第4号)
この訓令は、平成20年7月22日から施行する。
附則(令和4年教委訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、改正後の紋別市学校文書取扱規程の規定は、令和4年4月1日から適用する。
附則(令和4年教委訓令第3号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年7月1日から施行する。
別表(第11条関係)
(令4教委訓令1・全改)
学校文書分類表
大分類 | 中分類 | 小分類 | 標準ファイル | 保存年限 |
0 道教委 | 0 総記 | 01 例規 | 学校関係法令 | 常備 |
1 給与 | 01 関係文書・資料 | 給与関係文書 | 5 | |
02 支給明細書 | 給与等支給明細書 | 5 | ||
03 税金 | 源泉徴収書 | 5 | ||
2 諸手当 | 01 勤務実績報告 | 26報告書(勤務実績報告書) | 5 | |
02 扶養手当 | 扶養親族届 | 1 | ||
扶養手当等確認調書 | 1 | |||
03 児童手当 | 児童手当 | 1 | ||
04 通勤手当 | 通勤届 | 1 | ||
05 住居手当 | 住居届 | 1 | ||
06 教員特殊業務手当 | 特殊勤務手当(教員特殊業務手当)支給実績簿 | 5 | ||
部活動指導整理簿(中学校のみ) | 5 | |||
07 教育業務連絡指導手当 | 特殊勤務手当(教育業務連絡指導手当)支給実績簿 | 5 | ||
08 時間外勤務手当 | 時間外勤務命令簿及び整理簿 | 5 | ||
09 非常勤講師 | 初任者研修講師報酬支給実績簿 | 5 | ||
3 旅費 | 01 関係文書・資料 | 旅費関係例規 | 常備 | |
旅費関係文書 | 5 | |||
旅費経理簿 | 5 | |||
02 命令簿・復命書 | 旅行命令簿 | 5 | ||
復命書 | 5 | |||
03 請求領収書 | 旅費概算精算請求書(学校通知用) | 5 | ||
4 共済組合 | 01 関係文書・資料 | 共済組合関係文書 | 5 | |
02 認定・取消 | 組合員被扶養者台帳 | 1 | ||
03 短期給付 | 短期給付金等決定通知書(領収書) | 5 | ||
5 互助会 | 01 関係文書・資料 | 互助会関係文書 | 5 | |
1 市教委 | 0 総記 | 01 例規 | 紋別市例規集 | 常備 |
02 調査・統計 | 学校基本調査(学校調査票) | 3 | ||
地方教育費調査 | 3 | |||
1 財務 | 01 関係文書・資料 | 財務関係文書(軽易なもの) | 1 | |
02 予算・決算 | 配当予算関係文書 | 5 | ||
支出負担行為整理簿 | 5 | |||
03 通信運搬費 | 郵券受払簿 | 5 | ||
私用電話使用簿 | 5 | |||
電話使用報告書及び納入通知書 | 5 | |||
ごみ袋受払簿 | 5 | |||
04 備品費 | 備品関係文書 | 5 | ||
備品台帳 | 常備 | |||
理科教育等設備台帳 | 常備 | |||
図書台帳 | 常備 | |||
05 理科薬品 | 理科薬品受払簿 | 常備 | ||
2 施設 | 01 関係文書・資料 | 教職員住宅関係文書 | 1 | |
02 防災 | 防災関係文書 | 5 | ||
防災計画(変更)届書 | 5 | |||
消防用設備等点検結果報告書 | 5 | |||
立入検査結果通知書 | 1 | |||
危険物施設(地下タンク等)の定期点検報告書 | 3 | |||
電気工作物巡視点検表 | 5 | |||
03 維持管理 | 学校施設事故報告書 | 1 | ||
学校使用許可関係書 | 1 | |||
3 学務 | 01 各種報告書 | 休業日変更報告書等 | 1 | |
02 学籍 | 児童〔生徒〕指導要録(学籍に関する記録) | 20 | ||
児童〔生徒〕指導要録(指導に関する記録) | 5 | |||
卒業証書台帳 | 永年 | |||
出席簿 | 5 | |||
転入学児童名簿 | 5 | |||
転入学生徒名簿 | 5 | |||
転退学児童名簿 | 5 | |||
転退学生徒名簿 | 5 | |||
月末の児童〔生徒〕数報告書(月末統計) | 5 | |||
入学通知書 | 5 | |||
転入学通知書(学校指定通知書) | 5 | |||
区域外通学許可書 | 5 | |||
学級編成表 | 5 | |||
03 教科書 | 教科書関係文書(軽易なもの) | 1 | ||
教科書無償貸与関係書類 | 5 | |||
04 就学援助 | 就学援助関係文書 | 1 | ||
準・要保護児童〔生徒〕名簿 | 1 | |||
05 特別支援学級 | 特別支援学級関係文書 | 1 | ||
特別支援学級運営消耗品費・備品費 | 1 | |||
特別支援教育就学奨励費 | 1 | |||
4 教職員 | 01 関係文書・資料 | 教職員関係文書(軽易なもの) | 1 | |
教職員人事記録簿 | 20 | |||
02 人事 | 事務引継書 | 3 | ||
退職関係 | 5 | |||
03 服務 | 出勤簿 | 5 | ||
休暇等処理簿 | 5 | |||
校外研修処理簿 | 5 | |||
諸願届簿 | 5 | |||
04 免許 | 免許関係文書 | 3 | ||
05 公務・通勤災害 | 公務災害・通勤災害関係 | 5 | ||
5 学校保健 | 01 関係文書・資料 | 学校保健関係文書(軽易なもの) | 1 | |
学校保健計画 | 1 | |||
02 児童〔生徒〕健康診断 | 各種検査票 | 1 | ||
結核検診問診票 | 1 | |||
03 学校医 | 学校医執務記録簿 | 5 | ||
学校歯科医執務記録簿 | 5 | |||
学校薬剤師執務記録簿 | 5 | |||
04 感染症予防 | 出席停止報告書 | 1 | ||
05 スポーツ振興センター | スポーツ振興センター関係書類 | 10 | ||
2 学校運営 | 0 総記 | 01 沿革史 | 学校沿革史 | 永年 |
02 学校経営 | 学校経営案 | 5 | ||
家庭環境調査書 | 常備 | |||
児童〔生徒〕事故報告書 | 5 | |||
03 日誌 | 学校日誌 | 5 | ||
04 職員会議 | 職員会議録・資料 | 3 | ||
1 行事 | 01 行事記録 | 入学式 | 1 | |
修学旅行 | 1 | |||
卒業式 | 1 | |||
2 分掌 | 01 校務分掌係記録 | 校務分掌係記録(道教委・市教委にあるものは除く) | 1 | |
3 各種委員会 | 01 各委員会記録 | 各委員会記録(道教委・市教委にあるものは除く) | 1 | |
4 部活動 | 01 補助金関係 | 補助金関係 | 1 |
(令4教委訓令1・全改)
