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紋別市情報公開事務取扱要綱

紋別市情報公開事務取扱要綱(平成10年訓令第12号)

第1 趣旨

 紋別市情報公開条例(平成9年条例第26号。以下「条例」という。)及び紋別 市情報公開条例施行規則(平成10年規則第10号。以下「規則」という。)に定める公文書の公開等に関する事務取扱いについては、別に定めがある場合を除き、この要綱に定めるところにより行うものとする。

第2 情報公開の事務分掌

1 総務部庶務課(以下「庶務課」という。)で行う事務
 (1) 情報公開についての相談に関すること。
 (2) 情報公開について各実施機関との連絡調整に関すること。
 (3) 公文書公開請求書(規則第1号様式。以下「請求書」という。)の受付に関すること。
 (4) 公文書の閲覧又は写しの交付等の実施に関すること。
 (5) 公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。
 (6) 公文書の公開に係る異議申立ての受付に関すること。
 (7) 紋別市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
 (8) 文書目録の管理に関すること。
 (9) 情報公開の実施状況の公表に関すること。
 (10) その他情報公開制度に関すること。
2 所管課等で行う事務

(1) 情報公開についての相談に関すること。
(2) 公開請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(3) 公開請求に係る公文書の公開・非公開の決定に関すること。
(4) 公文書の公開に係る第三者の意見の聴取の実施に関すること。
(5) 公文書の公開に係る公開・非公開決定期間延長の決定に関すること。
(6) 公開を決定した公文書の説明に関すること。
(7) 公文書の公開に係る異議申立てに対する決定に関すること。
(8) 公文書目録の作成に関すること。
(9) 公文書の公開の実施状況に関すること。
(10) 所管課等に係る情報の提供に関すること。

第3 公文書の公開請求の受付

1 請求の相談

 請求の相談は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 請求内容の把握
   庶務課は、公文書の公開を請求しようとするもの(以下「請求者」とい う。) から公開請求に関する相談があった場合は、求めている情報の内容をできる限り具体的に把握するとともに、請求内容が公開請求として対応すべきものであるか どうかを確認し、公開請求に当たらない場合においては、他の制度等による調整又は情報の提供のいづれかに該当するか否かを判断し、適切な対応に努めるもの とする。なお、所管課等において請求者から公文書の公開請求があった場合には、同様に請求内容の把握に努め、公開請求に該当する場合は庶務課に案内し、公開請求に当たらない場合は、所管課等において適切な対応を行うものとする。

(2) 他の制度等による調整(条例第15条関係)
 ア  法令又は他の条例の規定により公文書の閲覧、縦覧等の手続きが定められている公文書について公開請求があった場合は、条例第15条の規定により情報公開制度の対象外となるので、当該閲覧、縦覧等の制度を所管する課に案内するものとする。
 イ  庶務課は、閲覧、縦覧等の制度が次のように限定された場合にあっては、当該限定されている以外の部分について条例の適用があることを踏まえて対応するものとする。
 (ア) 法令等が対象者を限定している場合において、当該対象者以外のものから公文書の公開請求があったとき。
 (イ) 法令等が閲覧等の期間を限定している場合において、当該期間外に公文書の公開請求があったとき。
 (ウ) 法令等が閲覧等の対象となる公文書の範囲を限定している場合において、当該公文書以外の関係する公文書の公開請求があったとき。
 (エ) 法令等が閲覧又は縦覧の手続きについてのみ定めている場合において、公文書の公開のうち、写しの交付の請求があったとき。
 (オ) 法令等が謄本、抄本その他の写しの交付の手続きのみを定めている場合において、公文書の公開のうち閲覧又は視聴の請求があったとき。
 ウ  情報の提供(条例第16条関係)
  従来から情報提供されていたものや、市が作成する刊行物、行政資料及び調査報告書等で、公表を目的として作成されたもの及び既に公表されている もので公開が可能なもの等については、情報の提供で対応するものとする。
この場合、プライバシーを侵害しないよう十分に配慮すること。

(3) 請求者の確認等
  庶務課は、請求権者であるかどうかを請求書の記載事項を審査することによって確認する。ただし、必要に応じ事実を証するものを当該請求者に対して提示を求めることができるものとする。
 ア 代理請求
  請求は原則として本人によるものであるが、本人から委任を受けたものによる代理請求を認めるものとし、委任状等によりその代理関係を確認する。
 イ 利害関係者の請求
  利害関係者から公開請求があった場合は、当該利害関係の内容、請求に係る公文書の内容と利害関係との関連等に留意して確認するものとする。
 ウ 未成年者の請求
  未成年者から直接公開請求があった場合は、請求書の所定の事項を理解でき、かつ、本人が記載することができるとき(おおむね中学生以上)とする。

(4) 公文書の不存在
  公開請求のあった公文書が不存在であることが明らかである場合は、請求者にその旨を説明すること。ただし、請求書を受理した後に不存在が判明した場合は、請求者に請求の取下げを依頼することとし、請求を取り下げないときは、請求者に対し公文書不存在通知書(別記第1号様式。以下「不存在通知書」という。)を送付するものとする。

2 請求書の作成

(1) 請求書の作成に当たっての留意事項
 ア 公開請求は、原則として規則に規定する請求書に必要事項を記入し、提出することにより行う。 また、口頭、電話等による公開請求は認めないが、身体的障害等で文書による請求が困難な場合には、庶務課において口頭による請求(職員が代筆) を認めるものとする。
 イ 複数の公文書についての請求は、原則として1枚の請求書により請求することができるが、同一人から複数の所管課等に対する請求となる場合には、 各所管課ごとに請求書を作成するよう指導するものとする。

(2) 請求書の記載事項の確認
  請求書の記載内容については、次の事項を確認するものとする。
 ア  宛て先については、公開請求に係る公文書を管理している実施機関の名称が記載されていること。
 イ  「住所、氏名、電話」欄について
  請求権者であるかどうかの確認、決定通知等の送付先となる住所の確認及び連絡先を住所地以外とする場合の連絡先電話番号が記載されていること。
 ウ  「請求しようとする公文書の件名又は内容」欄について
  請求された公文書を特定するためのものであるため、個別の件名が記載されていることが望ましいが、受付時において特定することが困難である場合には、請求者が知りたいと思う情報の内容について、公文書を特定することができる程度に具体的に記入を求めること。
 エ  「公開の方法」欄について
  公文書の閲覧、視聴又は写しの交付のいずれかの請求であるかが分かるように該当する□欄にレ印を付けてあること。
 オ  「公文書の公開を請求できるものの区分」欄について
  請求者が、いずれの請求権者の項目に該当するのか明らかになるよう□欄にレ印が付けられていること。
  また、市内に事務所等を有するもの又は事務所等に勤務する者、市内の学校に在学する者については、その勤務先、在学先の名称及び所在地を記入し、利害関係者については、その利害関係の内容が具体的に記載されていること。

(3) 公文書の特定
  請求内容の把握により、公開請求により対応すべきものであると確認された場合は、文書目録等により検索し、所管課の職員の立ち会いを求め、請求者の知りた い情報を把握するとともに、公文書の存在の有無を確認し、請求者及び所管課双方に十分確認のうえ公文書の特定を行う。

3 請求書の受付

 庶務課は、請求書が提出された場合、請求書に必要事項が記載されているかを確認し、請求書の写しを請求者に交付するものとする。
(1) 請求書の補正
  庶務課は、請求書の請求者記入欄に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対してその箇所を補筆又は訂正するよう求めること。

(2) 請求書の拒否 請求が次のいずれかに該当する場合には、原則として請求書を受け付けないものとするので、その旨を説明すること。
 ア 請求書の補正に応じないとき。
 イ 請求者が条例第5条第1項各号に定める請求権者に該当しないとき。
 ウ 請求の対象が条例上の公文書以外のものであるとき。
 エ 請求に係る公文書が存在しないとき。この場合、不存在通知書により通知するものとする。
 オ 請求に係る公文書が、他の法令等に基づく閲覧等の手続が定められているとき。
 カ 請求に係る公文書が、図書館その他の市の施設において市民の利用に供することを目的として管理している図書刊行物等であるとき。
 なお、イについては、任意的公開(条例第11条)の適用の可否を検討し、適切な対応に努めること。(第8「公文書の任意的公開の取扱い」を参照)

(3) 受付の際の説明
  庶務課は、請求書の受付事務に併せて、次のことを説明するものとする。
 ア 請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に公開・非公開の決定を行い、公文書(公開・部分公開・非公開)決定通知書(規則第2号様式。以下「決定通知書」という。)により速やかに請求者に通知すること。
ただし、やむを得ない理由があるときは、当該期間満了の日の翌日から起算して30日を限度として決定期限を延長することができることとし、この場合は、公文書公開決定期間延長通知書(規則第3号様式。以下「延長通知書」という。)により請求者に通知すること。
 イ 公文書の公開を行う場合の日時及び場所については、決定通知書により通知すること。
 ウ 公文書の写しの作成に要する費用は、請求者の負担とすること。

(4) 郵送又はファックスによる請求の取扱い
  庶務課は、郵送又はファックスによる請求書の提出があった場合、請求書に必要事項が記載されていることを確認するものとするが、当該請求書に必要事項が記載 されていないとき、又は不明確な箇所があるときは、請求者に対して電話等でその箇所を確認し了解を得たうえで補正するものとし、補正が終了した後、請求者 に当該請求書の写しを送付するものとする。

(5) 請求書受理後の取扱い
  庶務課は、請求書を受理したときは、請求書の下欄の「対象公文書」欄及び「問い合わせ先(担当課)」欄に必要事項を記入し、原本を担当課に送付するとともに、当該請求書の写しを保管するものとする。
また、請求書に基づいて公文書公開受付簿(別記第2号様式)を作成し、当該請求の事務処理結果について整理しておくものとする。

(6) 決裁の区分等
  請求書の受付後の決裁区分は、次のとおりとする。
 ア 請求書の受理・不受理に関すること。 所管部長
 イ 公開・非公開の決定に関すること。 所管部長
 ウ 第三者の意見の聴取に関すること。 所管課長
 エ 公開・非公開の決定期間の延長に関すること。 所管課長ただし、重要事項等が記載されている公文書の公開・非公開の決定に関しては、助役の決裁を受けなければならない。また、所管課長は、公開に係る公 文書に関係する課等がある場合には、必要に応じて当該課等に合議を行う。
 なお、アからエの場合、その他請求者又は第三者に対して書面により通知する場合については、庶務課に合議をするものとする。

第4 公開・非公開の決定等

1 公開・非公開の決定に係る協議等
 (1) 公文書の内容検討
   所管課は、公開請求に係る公文書の内容が条例第9条の公開しないことができる公文書に該当するかどうかについて検討するも のとする。 特に、非公開の決定又は部分公開の決定に対しては、異議申立てや訴訟も予想されることから、その理由を明確かつ、具体的にしておく必要がある。また、所管 課は、請求された公文書が明らかに公開できるものを除き、十分に庶務課と協議するものとする。

 (2) 第三者に関する情報の取扱い
   公開請求のあった公文書に第三者に関する情報が記録されている場合であって、慎重かつ公正な公開・非公開の決定をするために必要があると認められるときは、第5「第三者に関する情報の取扱い」の定めるところにより対処するものとする。
2 公開・非公開決定の起案
 (1) 決定の起案
   所管課は、公開・非公開の決定に係る協議等の結果を踏まえ、慎重に決定をする。この場合、起案文書には次に掲げる書類を添付するものとする。
  ア 決定通知書の案
  イ 公開請求に係る公文書の写し
  ウ 第三者からの意見聴取に係る起案文書、第三者から提出された意見書及び参考資料
  エ 請求書
  オ 決定期間を延長した場合は、決定期間延長通知書の写し
  カ その他公開・非公開の決定について必要と認めた書類
  公開・非公開の決定に係る起案文書は、庶務課で保管するものとする。

 (2) 起案文書の保管
   公開・非公開の決定に係る起案文書は、庶務課で保管するものとする。
3 決定通知書の記載に当たっての留意事項

(1) 決定通知書の記載要領
  決定通知書の記載に当たっては、次の事項に留意するものとする。
 ア 「公文書の件名又は内容」欄について
   公開請求に係る公文書の件名又は内容を正確に具体的に記入する。
 イ 公開する場合の「公開の方法」欄について
   該当する□欄にレ印でチェックする。
 ウ 公開する場合の「公開の日時」欄について
   公開決定の決裁が終了した後、請求者と事前に電話等により連絡をとり、都合のよい日時を相談し、指定する。
 エ 公開する場合の「公開の場所」欄について
   原則として庶務課が指定した場所で行うものとする。ただし、事務に支障がある場合等は、庶務課と協議のうえ別の場所を指定することができる。
 オ 非公開とする場合の「公開しない部分」欄について
   該当する□欄にレ印でチェックする。 また、部分公開については、公開しない部分にどのような情報が含まれているかが分かるように具体的に記入する。
 カ 非公開とする場合の「公開しない理由」欄について
   条例第9条第1項各号のいずれかに該当する場合は、その該当する号及びその理由(複数の号に該当する場合は、各号ごとの理由)をわかりやすく具体的に記入する。
 キ 非公開とする場合の「公開することができる時期」欄について
   当該公文書の公開が可能となる時期があらかじめ明示できる場合は、公開できる時期を記入する。
 ク 「問い合わせ先(担当課)」欄について
   公開・非公開決定に係る所管課等の名称、係名まで記入し、電話(内線)番号も併せて記入する。

(2) 決定通知書の送付
  所管課は、公開・非公開の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するものとする。

4 公開・非公開の決定期間の延長

(1) 決定期間延長の手続き
  所管課は、やむを得ない理由により条例第7条第1項に定める14日以内に公開又は非公開の決定が困難な場合には、速やかに庶務課に連絡するとともに、延長通知書を作成し、請求者に送付するものとする。 やむを得ない理由によりとは概ね次のような場合をいう。
 ア 一度に大量の公開請求があり、期間内に公文書を検索することが困難であるとき又は請求のあった公文書の内容が複雑で期間内に公開・非公開の決定をすることが困難であるとき。
 イ 請求があった公文書に第三者に関する情報が記録されている場合において当該第三者の意見を聴く必要があり、期間内に公開・非公開の決定をすることが困難であるとき。
 ウ 災害の発生等により、期間内に公開・非公開の決定をすることが困難であるとき。
 エ その他合理的な理由により、期間内に公開・非公開の決定することが困難であるとき。

(2) 延長通知書の記載要領
  延長通知書の記載に当たっては、次の事項に留意するものとする。
 ア 「公文書の件名又は内容」欄について
   公開請求に係る公文書の件名又は内容を正確に記入する。
 イ 「決定期間延長の理由」欄について
   当該期間延長のやむを得ない理由を具体的に記入する。
 ウ 「当初の決定期限」欄について
   請求書の提出があった日の翌日から起算して最大14日以内で決定する日付を記入する。
 エ 「延長後の決定期限」欄について
   当初の決定期限の翌日から起算して最大30日以内で決定する日付を記入する。
 オ 「問い合わせ先(担当課)」欄について
   公開・非公開決定に係る所管課等の名称、係名まで記入し、電話(内線)番号も併せて記入する。

第5 第三者に関する情報の取扱い

1 意見聴取の実施

(1) 所管課は、公開請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、条例第7条第5項の規定により、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとする。

(2) 第三者に関する情報が条例第9条第1項各号のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかであるときは、当該第三者からの意見の聴取は行わないものとする。

2 意見聴取の方法
 第三者から意見を聴取する場合は、次の方法により行うものとする。

(1) 第三者に関する情報に対して公開請求があったことを公文書公開請求に関する意見提出依頼書(規則第4号様式の1。以下「意見提出依頼書」という。) により当該第三者に通知し、併せて公文書公開請求に関する意見書(規則第4号様式の2。以下「意見書」という。)を同封し、意見書により回答を求めるもの とする。

(2) 意見提出依頼書の記載要領
  意見提出依頼書の記載に当たっては、次の事項に留意するものとする。
 ア 「公文書の件名又は内容」欄について
   請求書に記載されている同欄の事項を転記する。
 イ 「あなた(貴社)に関する情報の内容」欄について
   公文書に記載されている第三者に関する情報を記入する。
 ウ 「意見書の提出希望年月日」欄について
   意見書の提出希望年月日欄は、概ね一週間程度以内の日付を記入する。
 エ 「問い合わせ先(担当課)」欄について
   所管課等の名称、係名まで記入し、電話(内線)番号も併せて記入する。
3 意見聴取の結果の検討

所管課は、意見聴取の結果を慎重に検討し、公開・非公開の決定を行うものとする。

4 第三者への決定の通知
 所管課は、第三者から意見を聴取した公文書について公開・非公開の決定をしたときは、公文書公開請求に関する決定のお知らせ(規則第5号様式。以下「決定のお知らせ」という。)を作成し、当該第三者に対し次の事項について通知するものとする。

(1) 公文書の件名又は内容
(2) 公開の方法
(3) 決定の内容
(4) 公開する場合の公開の期日
(5) 問い合わせ先(担当課)
(6) その他必要な事項

第6 公文書の公開の実施

1 公開の実施事務
(1) 日時及び場所
  公文書の公開は、あらかじめ決定通知書に指定した日時及び場所において実施するものとする。また、公開の場所は、原則として庶務課が指定した場所で行い、所管課の職員は公文書の原本又はその写しを持参し、請求者に対し必要な説明を行うものとする。
 なお、公文書の公開を実施するときは、庶務課の職員が立会うものとする。

(2) 決定通知書の確認
  庶務課は、公文書の公開を実施する際には、次の事項を確認するものとする。
 ア 決定通知書に記載された公文書と公開を受けようとする公文書とが一致すること。
 イ 公文書の公開の方法が記入されていること。

(3) 指定日以外の公文書の公開
  請求者が指定の日時に来庁できなかった場合は、請求者と相談のうえ、別の日時に公文書の公開を実施することができるものとする。この場合、新たに決定通知書の送付は行わないものとする。

(4) 閲覧等の中止
  公文書の公開を実施するに当たって公文書が汚損又は破損するおそれがあるときには、当該公文書の閲覧又は視聴を中止させるものとする。

(5) 処理状況の整理
  庶務課は、各実施機関の公開請求の内容及び処理状況等を公文書公開請求処理票(別記第3号様式)に記載し、整理しておくものとする。
2 公文書の公開の方法
(1) 閲覧の場合
  ア 文書及び図画については、原則としてこれらの原本を、写真についてはプリントしたものを閲覧に供することにより行うものとする。
  イ 原本を公開することができないときは、あらかじめ所管課が作成した公文書の写しを閲覧に供することにより行うものとする。

(2) 視聴の場合
  フィルム、ビデオテープ及び録音テープについては、それぞれ映写機、再生機器等により行うものとする。3. 写しの交付の場合
  ア 公文書の写しの交付は、次の手順により行うものとする。
  (ア) 請求者に写しの交付の希望する部分を確認をする。
  (イ) 庶務課の職員が複写機により複写する。
  (ウ) 写しを交付する。 ただし、フィルム、ビデオテープ及び録音テープについての写しの交付は行わない。
  イ 郵送の場合
  (ア) 写しの交付を希望する部分を確認したうえで、写し及び送付に要する費用(現金と郵便に要する切手)をあらかじめ提出してもらう。
  (イ) 現金及び切手が届いた時点で写しを交付する。
  ウ 費用の徴収
  (ア) 費用の徴収事務は、庶務課が行う。
  (イ) 写しの交付に要する費用は、日本工業規格A3判からB5判までの大きさのものを1枚につき10円とし、それ以外のものは作成に要した実費相当額とする。
3 公文書の部分公開の方法
(1) 部分公開の方法
  部分公開の方法は、おおむね次の方法で行うものとする。
 ア 非公開情報とそれ以外の情報とが別ページに記録されているとき。
  (ア) 非公開情報が記録されているページを取りはずして公開する。
  (イ) 取りはずしが困難であるときは、公開可能なページを複写し、それにより公開する。
 イ 非公開情報とそれ以外の情報とが同一ページに記録されているとき。
  (ア) 非公開情報の部分を覆って複写したものを公開する。
  (イ) (ア) が困難であるときは、該当ページを複写したうえで、非公開部分を黒く塗りつぶし、更にそれを複写したものにより公開する。

(2) フィルム、ビデオテープ及び録音テープについては、非公開情報が記録されている部分を分離することが技術的に困難であるため、原則としてこれらの部分公開は行わないものとする。

第7 異議申立てがあった場合の取扱い

条例第13条に規定する行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定に基づく不服申立て(当市の場合は、異議申立てのみが適用される。以下「異議申立て」という。)があった場合の取扱いについて次のとおり行うものとする。

1 異議申立ての受付
 公文書の公開に係る異議申立ての受付は、庶務課において行うものとする。

(1) 異議申立てに当たっての留意事項
  行政不服審査法第9条の規定により異議申立ては、書面によることとされていることから口頭での異議申立てがあった場合は、書面で提出するよう指導するものとする。
  なお、異議申立てを行う場合の書面(以下「異議申立書」という。)は、(2)アの事項が記載されていればよいものであるが、原則として参考様式で対応するものとする。

(2) 異議申立書の確認
  庶務課は、行政不服審査法に基づき次の点について確認のうえ受付をする。
 ア  記載内容の確認
  異議申立書に次の事項が記載され、かつ、押印があるかどうか確認する。
 (ア) 異議申立ての年月日
 (イ) 異議申立人の住所及び氏名又は名称並びに年齢
 (ウ) 議申立てに係る処分
 (エ) 異議申立てに係る処分があったことを知った年月日
 (オ) 異議申立ての趣旨及び理由
 (カ) 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
   なお、異議申立人が法人その他の団体であるときは、上記のほか、その代表者等の住所、氏名を記載しなければならない。代表者、代理人等があるときは、それらの資格証明書を添付するものとする。
 イ その他の確認
 (ア) 異議申立て期間(条例上の処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)内の異議申立てであるかどうかの確認
 (イ) 実施機関が行った処分によって直接に自己の権利利益を侵害されたものであるかどうかの確認

(3) 異議申立書の補正
  庶務課は、異議申立書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合には、異議申立人に対し、相当の期間を定めてその補正を命ずるものとする。補正の命令は、公文書公開異議申立補正命令書(別記第4号様式。以下「補正命令書」という。)により行うものとする。

(4) 異議申立ての却下
  所管課は、異議申立てが次のいずれかに該当する場合は、当該異議申立てについて却下の決定を行うものとする。
 ア 異議申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合
 イ 補正命令に応じなかった場合
 ウ 補正命令に定める期間を経過した場合
  却下の決定を行った場合は、速やかに公文書公開異議申立却下通知書(別記第5号様式。以下「却下通知書」という。)を作成し、当該申立人に送付するものとする。

(5) 異議申立書の受理
 ア 庶務課は、当該異議申立てが(2)のア及びイの要件を満たす場合(補正により要件を満たすことになった場合を含む。)は、当該異議申立書を受け付けし、所管課に送付するものとする。
 イ 庶務課は、異議申立ての内容及び処理状況を公文書公開異議申立処理票(別記第6号様式)に必要事項を記載し、整理しておくものとする。
2 所管課における再検討

(1) 異議申立書の送付を受けた所管課は、当該異議申立てに係る当初の決定について再検討するものとする。

(2) 再検討した後、当初の決定を取り消して公開請求に応じる決定をしたときは、速やかに4の(2)「異議申立ての容認」により手続きを行うものとする。

3 審査会への事務手続き
 所管課で再検討した後、上記2の(2)の決定を行うときを除き、所管課は、速やかに審査会への事務手続きを行うものとする。

(1) 諮問書の送付
  所管課は、審査会への諮問の決裁後、公文書公開審査諮問書(別記第7号様式)に次に掲げる資料を添付して庶務課に提出するものとする。
 ア 異議申立書及び添付書類の写し
 イ 請求書の写し
 ウ 決定通知書の写し
 エ その他必要な書類(当該公文書の写し等)

(2)  審査会への諮問
  公文書公開審査諮問書及び資料の提出を受けた庶務課は、当該諮問書により審査会に諮問する。

(3) 審査会への説明等
  所管課は、審査会の求めに応じ会議に出席し、意見陳述、説明又は必要な書類の提出を行うものとする。この場合、庶務課と調整するものとする。

(4) 審査会の記録等
  審査会の会議の記録等、審査会の庶務は、庶務課において行うものとする。
4 異議申立てに対する決定
(1) 異議申立てに対する決定の起案
  所管課は、審査会に諮問した異議申立てについて答申を受けたときは、その答申を最大限に尊重して、速やかに当該異議申立てに対する決定について起案をするものとする。この場合、決裁後の起案文書は、庶務課において保管するものとする。

(2) 異議申立ての容認
  所管課は、異議申立てを容認する場合、当初の処分を取り消して公開又は部分公開の再決定をし、速やかに公文書公開異議申立容認通知書(別記第8号様式。以下「容認通知書」という。)を作成するとともに、決定通知書を併せて作成し、当該異議申立人に送付するものとする。この場合において決定通知書は、第4の3「決定通知書の記載に当たっての留意事項」に準じて作成するが、通知文中「・・・通知します。」の後に「(異議申立て容認による再決定)」と記入するものとする。

(3)異議申立の棄却
  所管課は、異議申立てを理由がないとして棄却する場合は、速やかに公文書公開異議申立棄却通知書(別記第9号様式。以下「棄却通知書」という。)を作成し、当該異議申立人に送付するものとする。

(4)第三者への通知
  所管課は、条例第7条第5項の規定により第三者から意見を聴取した公文書について異議申立てに基づく再決定等を行った場合は、当該第三者に対し、決定のお知らせを送付するものとする。この場合、通知文中「・・・お知らせいたします。」の後に「(異議申立てによる再決定)」と記入するものとする。

(5) 決裁の区分等
  異議申立てを受け付けた後の決裁の区分は、次のとおりとする。
 ア 異議申立書の受理・不受理に関すること。 主管部長
 イ 審査会への諮問に関すること。 助 役
 ウ 異議申立てに対する決定に関すること。 助 役
   なお、アからウの場合、その他異議申立人に対する通知を行うときは、庶務課に合議をするものとする。

第8 公文書の任意的公開の取扱い

1 公文書の任意的公開を行う場合

 条例第5条に規定する請求権者以外のものから公文書の公開の申出があった場合は、条例第11条(公文書の任意的公開)に規定する公文書の公開を行うものとする。また、任意的公開の事務の取扱いは、次に定めるもののほか、第6の2公文書の公開の方法」に準じて取り扱うものとする。

2 公文書の任意的公開申出書の提出

 庶務課は、公文書の任意的公開の申出をしようとするものに対して次のことを説明し、公文書任意的公開申出書(規則第6号様式)の提出を求めるものとする。

(1) 任意的公開は、実施機関に公開の義務はないものであること。

(2) 公開されないことに対して異議申立ては出来ないこと。

3 申出に対する諾否の決定の通知

 公文書の任意的公開の申出に対する諾否の決定の通知は、所管課において公文書任意的公開回答書(規則第7号様式)を申出者に送付することにより行うものとする。

第9 公文書目録等の整備

1 公文書目録等の作成

 所管課は、迅速かつ的確な公文書の検索ができるよう公文書目録等を作成するものとする。

2 公文書目録等の閲覧

 前項により作成した公文書目録等は、庶務課において一般の閲覧に供するものとする。

附則

 この訓令は、平成10年7月1日から施行する。

お問い合わせ先

総務部 庶務課 行政係

電話:0158-24-2111
内線:305番

紋別市役所
〒094-8707 北海道紋別市幸町2丁目1番18号
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